Zgłoszenie i wyrejestrowanie z ubezpieczenia w ZUS.

Autor: Rafał Witkowski

Kilka praktycznych rad, jak postąpić w przypadku wystąpienia konieczności zgłoszenia lub wyrejestrowania z obowiązku ubezpieczenia w ZUS. 
 
Zgłoszenie do ubezpieczeń
 
Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia lub w przypadku twórców i artystów w ciągu 7 dni od dnia otrzymania decyzji Komisji ds. Zaopatrzenia Emerytalnego Twórców, ustalającej datę rozpoczęcia wykonywania działalności twórczej lub artystycznej.

Pracownicy będący członkami służby zagranicznej zgłaszani są do ubezpieczeń społecznych nie później niż w terminie rozliczania i opłacania składek za miesiąc, w którym powstał obowiązek ubezpieczeń społecznych.

Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych należy do płatnika składek. Wyjątek stanowią osoby prowadzące pozarolniczą działalność, duchowni niebędący członkami zakonów lub klasztorów. Osoby te zobowiązane są same dokonać zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych.

Także pracownicy, którzy na podstawie art. 109 rozporządzenia 574/72 przejęli obowiązki pracodawcy (podmiotu zagranicznego niemającego w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa) w zakresie opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, sami siebie zgłaszają do tych ubezpieczeń we właściwej ze względu na miejsce zamieszkania terenowej jednostce organizacyjnej ZUS.

Na płatnikach składek ciąży obowiązek zgłoszenia do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych osób przebywających na urlopach wychowawczych lub pobierających zasiłek macierzyński albo zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego. Zgłoszenie tych osób następuje poprzez wykazanie ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym. Osoby przebywające na urlopie wychowawczym zobowiązane są informować płatników składek o ustaleniu prawa do emerytury lub renty albo o podleganiu ubezpieczeniom społecznym z innego tytułu niż przebywanie na urlopie.

Osoby przystępujące do ubezpieczeń na zasadzie dobrowolności zgłaszają wniosek o objęcie ubezpieczeniem w terminie przez siebie wybranym. Termin ten nie może być jednak wcześniejszy niż dzień złożenia wniosku. Zasada ta nie dotyczy osób przystępujących do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym następuje od dnia wskazanego we wniosku, jeżeli zgłoszenie do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych zostanie złożone w terminach określonych ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych.

Przykład:
Osoba prowadząca pozarolniczą działalność podlega obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym od 1 maja 2012 r. Zgłoszenie do ubezpieczeń przekazuje 5 maja 2012 r. Osoba ta może wnioskować o objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym od 1 maja 2012 r.

Na podstawie pierwszego zgłoszenia zakładane jest konto ubezpieczonego. Konto ubezpieczonego jest oznaczone numerem ewidencyjnym nadanym osobie ubezpieczonej przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności. Na koncie ubezpieczonego ewidencjonowane są informacje o zwaloryzowanej wysokości składek na ubezpieczenie emerytalne za dany miesiąc kalendarzowy, z wyłączeniem składek na otwarte fundusze emerytalne. W odniesieniu do ubezpieczonych niebędących płatnikami tych składek są to wysokości składek należnych, a w odniesieniu do ubezpieczonych będących płatnikami tych składek oraz osób współpracujących z osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność - wysokość składek wpłaconych.

Zgłoszenie do ubezpieczeń zawiera w szczególności następujące dane dotyczące osoby zgłaszanej: numer PESEL, a w razie gdy ubezpieczonemu nie nadano numeru PESEL - serię i numer dowodu osobistego lub paszportu, nazwisko, imię pierwsze i drugie, datę urodzenia, nazwisko rodowe, obywatelstwo i płeć, tytuł ubezpieczenia, stopień niepełnosprawności, posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty, adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu i adres zamieszkania.

Płatnik składek jest zobowiązany powiadomić ZUS o każdej zmianie danych ubezpieczonego zawartych w dotychczasowym zgłoszeniu w terminie 7 dni od daty zaistnienia tych zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS.

Z zastrzeżeniem, że zmiana danych wykazanych w zgłoszeniu do ubezpieczeń dotycząca tytułu ubezpieczenia oraz rodzajów ubezpieczeń i terminów ich powstania następuje poprzez złożenie przez płatnika zgłoszenia wyrejestrowania i ponownego zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych zawierającego prawidłowe dane.

Jeżeli zgłoszenia do ubezpieczeń oraz dokumenty korygujące te dokumenty nie zostały zidentyfikowane w systemie informatycznym, Zakład może żądać od płatnika składek ponownego złożenia dokumentu.

Zakład może sporządzać z urzędu te dokumenty, jak również może korygować z urzędu błędy stwierdzone w tych dokumentach. Ponadto Zakład może z urzędu wprowadzać i korygować dane bezpośrednio na kontach ubezpieczonych informując o tym ubezpieczonych i płatników składek.

Szczegółowe wyjaśnienia dotyczące zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych zawarte są w poradniku "Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu, ustalania podstawy wymiaru oraz rozliczania i opłacania składek na te ubezpieczenia oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych", "Ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne osób prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących", "Ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne osób duchownych".
 
Wyrejestrowanie z ubezpieczeń
 
Osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. Zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek zobowiązany jest złożyć w terminie 7 dni od daty zaistnienia tego faktu. Wyjątek dotyczy pracowników będących członkami służby zagranicznej. W stosunku do nich płatnik składek zobowiązany jest złożyć zgłoszenie wyrejestrowania w terminie 30 dni od dnia ustnia stosunku pracy.

W stosunku do osób podlegających obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym, obowiązek zgłoszenia wyrejestrowania w terminie 7 dni od dnia wygaśnięcia tytułu ubezpieczeń społecznych ciąży na płatniku składek. Wyjątek dotyczy osób prowadzących pozarolniczą działalność oraz duchownych niebędących członkami zakonów lub klasztorów, którzy sami dokonują zgłoszenia wyrejestrowania z ubezpieczeń.

Także pracownicy, którzy na podstawie art. 109 rozporządzenia 574/72 przejęli obowiązki pracodawcy (podmiotu zagranicznego niemającego w Polsce siedziby ani przedstawicielstwa) w zakresie opłacania składek na własne ubezpieczenia społeczne, sami dokonują zgłoszenia wyrejestrowania z ubezpieczeń.

Płatnik składek jest zobowiązany powiadomić ZUS o każdej zmianie danych ubezpieczonego zawartych w zgłoszeniu wyrejestrowania w terminie 7 dni od zaistnienia zmian, stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez Zakład.

Jeżeli zgłoszenia wyrejestrowania ubezpieczonego z ubezpieczeń społecznych oraz dokumenty korygujące te dokumenty nie zostały zidentyfikowane w systemie informatycznym, Zakład może żądać od płatnika składek ponownego złożenia dokumentu. Zakład może sporządzać z urzędu te dokumenty, jak również może korygować z urzędu błędy stwierdzone w tych dokumentach. Ponadto Zakład może z urzędu wprowadzać i korygować dane bezpośrednio na kontach ubezpieczonych informując o tym ubezpieczonych i płatników składek.

Dobrowolne ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe ustają:

• od dnia wskazanego we wniosku o wyłączenie z tych ubezpieczeń, nie wcześniej jednak niż od dnia, w którym wniosek został zgłoszony,

• od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego, za który nie opłacono w terminie składki należnej na to ubezpieczenie - w przypadku osób prowadzących pozarolniczą działalność i osób z nimi współpracujących, duchownych oraz osób, którym przysługuje prawo do dobrowolnego objęcia ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi na podstawie art. 7 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i osób kontynuujących ubezpieczenia emerytalne i rentowe zgodnie z art. 10 ustawy o s.u.s. (w uzasadnionych przypadkach Zakład, na wniosek ubezpieczonego, może wyrazić zgodę na opłacenie składki po terminie),

• w przypadku, o którym mowa w punkcie poprzednim, tj. nieopłacenia w terminie składki należnej, jeżeli za część miesiąca został pobrany zasiłek, ubezpieczenie chorobowe ustaje od dnia następującego po dniu, za który zasiłek ten przysługuje,

• od dnia ustania tytułu podlegania tym ubezpieczeniom.

W przypadku osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą zasady składania dokumentów zgłoszeniowych, obowiązujące od 31 marca 2009 r. podane zostały w Komunikacie dla płatników składek w sprawie obowiązujących od 31 marca 2009 r. zmian w przepisach dotyczących zgłoszenia rozpoczęcia zawieszenia  lub wznowienia wykonywania pozarolniczej działalności przez przedsiębiorców w ramach tzw. "jednego okienka".

Wzory formularzy - zgłoszenie do ubezpieczeń oraz wyrejestrowanie z ubezpieczeń, wraz ze szczegółowym omówieniem zasad wypełniania formularzy, zawarto w poradniku "Zasady wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych".
 
Źródło: ZUS