Wypis aktu notarialnego w praktyce

Autor: Rafał Witkowski

W przypadku przystąpienia do aktu notarialnego wszystkie osoby, których dotyczy dana sprawa składają podpis na oryginale aktu, który jest później przechowywany w kancelarii notarialnej. Strony otrzymują zarazem wypis aktu, będący jego wierną kopią podpisaną przez notariusza i posiadającą równą oryginałowi moc prawną. Co zrobić w przypadku, gdy wypis ulegnie zniszczeniu lub zgubi się?

Żądanie wypisu aktu notarialnego

Na początek warto wyjaśnić znaczenie używanych potocznie zwrotów wypis a odpis aktu notarialnego. Określenie odpis aktu notarialnego odnosi się do sporządzonej odręcznie lub za pomocą technik reprograficznych (np. ksero, skan) kopii dokumentu, który wiernie oddaje treść oryginału i może być poświadczony przez uprawnione osoby. Wypis to synonim odpisu lub rzadziej spotykanego wyciąguz akt. Wiernie odwzorowuje oryginalny dokument, w całości lub w wybranym fragmencie, a możliwość jego uzyskania regulowana jest przez ustawy (m.in. kodeks postępowania administracyjnego, prawo o notariacie). Istnieje wiele okoliczności, np. sądowych, w których może być niezbędne przedstawienie wypisu aktu notarialnego jako dowodu w danej sprawie. Warto wiedzieć, że możliwość żądania wydania wypisu aktu notarialnego nie jest ograniczona do wyjątkowych sytuacji, takich jak zaginięcie lub zniszczenie otrzymanej od notariusza kopii. Organ sporządzający akt (notariusz) ma obowiązek umożliwienia stronom dokonania wglądu do akt oraz sporządzenia z nich notatek oraz kopii, które dodatkowo powinny być uwierzytelnione podpisem.

Wypis aktu notarialnego z kancelarii

Z żądaniem sporządzenia wypisu lub wypisów aktu notarialnego należy udać się do kancelarii notarialnej, w której sporządzony został akt. Tam przechowywany jest jego oryginał, dzięki któremu notariusz może wykonać odpowiednią kopię na żądanie uprawnionej do tego osoby, czyli takiej, dla której zastrzeżone zostało prawo do otrzymania wypisu. Istnieje również możliwość wydania wypisu innej osobie, jednak pod warunkiem, że zgodzą się na to strony albo w przypadku, gdy tak głosi prawomocne postanowienie sądu okręgowego. (Tego rodzaju postanowienie sądu nie podlega zaskarżeniu.)

Wypis aktu notarialnego z sądu

Po upływie 10 lat od momentu sporządzenia oryginału aktu notarialnego dokument ten trafia z kancelarii do sądu i od tej pory jest tam przechowywany. W praktyce oznacza to tyle, że zamiast do kancelarii zainteresowana osoba powinna udać się z wnioskiem do sądu okręgowego, w którego obrębie znajduje się kancelaria. Jedną z najważniejszych kwestii, o której należy pamiętać przy żądaniu wykonania wypisu aktu notarialnego z sądu jest konieczność posiadania ważnego interesu do uzyskania tego dokumentu, który ponadto należy przekonująco przedstawić sądowi. Ustawa regulująca wydawanie kopii np. na potrzeby sprawy sądowej, przewiduje odmowę wydania aktu w przypadku nieposiadania przez stronę istotnego interesu po to, aby chronić zawarte w dokumencie dane przed osobami niepowołanymi do ich posiadania.

Do czego może służyć kopia aktu?

Wszystkie akty, które strony sporządzają u notariusza mają moc prawną. Oznacza to, że mogą one stanowić ważny materiał dowodowy służący do poświadczenia faktów istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy sądowej. Stąd wynika konieczność posiadania rzetelnie sporządzonych kopii oryginalnego dokumentu – wypisów z aktu notarialnego – dzięki którym zainteresowane strony będą mogły dowodzić swoich racji w sądzie. Dodatkowe informacje na ten temat znajdują się na stronie: http://kmsz.pl/kto-i-kiedy-moze-zadac-wydania-wypisu-aktu-notarialnego-2/.