Jak wskazuje art. 66 ust. pkt 1 lit. e ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027 z późn. zm.), obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego podlegają m.in. osoby spełniające warunki do objęcia ubezpieczeniami społecznymi, które wykonują pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, jak również osoby z nimi współpracujące.

Obowiązkiem opłacania składek na ubezpieczenie zdrowotne objęte są zatem wszystkie tytuły do obowiązkowych lub dobrowolnych ubezpieczeń emerytalnego i rentowego. Nie ma przy tym znaczenia to, czy dana osoba przystąpi do dobrowolnych ubezpieczeń społecznych.

Za osobę wykonującą pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług oraz za osobę z nią współpracującą składkę jako płatnik oblicza, pobiera z dochodu ubezpieczonego i odprowadza zamawiający.

Wyjątek dotyczy umów zlecenia zawartych z uczniami gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych i studentów, gdyż od takich zleceń nie opłacamy składki na ubezpieczenie zdrowotne. Pamiętajmy jednak o zastrzeżeniu – zwolnienie to rozciąga się na okres do ukończenia przez nich 26. roku życia.

Studenci podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu jako członkowie rodziny pozostający na wyłącznym utrzymaniu osoby podlegającej ubezpieczeniu zdrowotnemu. Są wówczas zgłaszani do tego ubezpieczenia przez jedno z rodziców w jego zakładzie pracy. Jeżeli nie pozostają na wyłącznym utrzymaniu osoby ubezpieczonej, są zgłaszani do ubezpieczenia zdrowotnego przez uczelnię.

Uczniowie gimnazjów, szkół ponadgimnazjalnych, szkół ponadpodstawowych podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu jako członkowie rodziny osoby ubezpieczonej.

Osoby kończące szkołę są w zakresie ubezpieczeń społecznych traktowane do 31 sierpnia (do końca wakacji szkolnych) tak, jakby były ciągle uczniami danej szkoły. Jeżeli umowa zlecenia miałaby wykraczać poza 31 sierpnia, a zleceniobiorca nie podejmie dalszej nauki, umowa zlecenia stanie się podstawą do obowiązkowych składek na ubezpieczenie zdrowotne. Jak wskazuje § 2 ust. 1a rozporządzenia ministra edukacji narodowej i sportu z 18 kwietnia 2002 r. w sprawie organizacji roku szkolnego (Dz. U. Nr 46, poz. 432 z późn. zm.), jeżeli pierwszy dzień września wypada w piątek lub sobotę, zajęcia dydaktyczno-wychowawcze rozpoczynają się w najbliższy poniedziałek po dniu 1 września. Nie zmienia to jednak okresu ferii letnich, które zgodnie z § 3 tego rozporządzenia rozpoczynają się w najbliższą sobotę po zakończeniu rocznych zajęć dydaktyczno-wychowawczych i kończą się z dniem 31 sierpnia.

 

Datą ukończenia studiów jest w myśl art. 167 ust. 2 ustawy z 27 lipca 2005 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 z późn. zm.):

• data złożenia egzaminu dyplomowego, 

• data złożenia ostatniego wymaganego planem studiów egzaminu – w przypadku kierunków lekarskiego, lekarsko-dentystycznego i weterynarii, 

• data zaliczenia ostatniej, przewidzianej w planie studiów praktyki – w przypadku kierunku farmacja.

Zgodnie z art. 67 ust. 5 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych prawo do świadczeń opieki zdrowotnej dla osób, które ukończyły szkołę średnią lub wyższą, wygasa po upływie 4 miesięcy od zakończenia nauki lub skreślenia z listy uczniów lub studentów.

Zgłoszenia do ubezpieczeń

Obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego zleceniobiorcy powstaje i wygasa w terminach określonych w przepisach ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 z późn. zm.).

Każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniem zdrowotnym podlega zgłoszeniu do tego ubezpieczenia. Dokonujemy tego na formularzu ZUS ZUA, a w przypadku osób podlegających tylko ubezpieczeniu zdrowotnemu – na formularzu ZUS ZZA. Zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego należy dokonać w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy zlecenia.

Płatnik składek (którym jest w tym przypadku zleceniodawca) zobowiązany jest do przekazywania do ZUS, po upływie każdego miesiąca, w terminie ustalonym dla rozliczenia składek, imiennych raportów miesięcznych zawierających m.in. podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki. W odniesieniu do zleceniobiorców podlegających z tytułu umowy zlecenia składkom na ubezpieczenia społeczne płatnik składa raport imienny o symbolu ZUS RCA, zaś w przypadku gdy zlecenie wiąże się tylko z koniecznością opłacania składki zdrowotnej – ZUS RZA.

Informacje zawarte w tym raporcie (a także w ewentualnych jego korektach) płatnik zobowiązany jest przekazać w formie pisemnej ubezpieczonemu.

Zleceniobiorca ma możliwość zgłoszenia płatnikowi składek wniosku o sprostowanie informacji zawartych w raporcie miesięcznym w terminie 3 miesięcy od otrzymania tej informacji, jeżeli uważa, że nie są one zgodne z prawdą.

Do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne stosujemy przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Istotne jest tutaj to, że przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne nie stosuje się wyłączeń wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz nie stosuje się ograniczenia do kwoty odpowiadającej 30-krotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. Pamiętać musimy także o tym, że podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pomniejsza się o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez ubezpieczonych niebędących płatnikami składek, potrąconych przez płatników ze środków ubezpieczonego, zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 9% podstawy jej wymiaru. W przypadku gdy w ramach jednego z tytułów do objęcia obowiązkiem ubezpieczenia zdrowotnego ubezpieczony uzyskuje więcej niż jeden przychód (np. ma zawartych kilka umów zlecenia), składka na ubezpieczenie zdrowotne jest opłacana od każdego z uzyskanych przychodów odrębnie.

W myśl art. 27b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.) naliczony podatek dochodowy w pierwszej kolejności ulega obniżeniu o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne:

1) opłaconej w roku podatkowym bezpośrednio przez podatnika zgodnie z przepisami o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, 

2) pobranej w roku podatkowym przez płatnika zgodnie z przepisami o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych

– obniżenie nie dotyczy składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) wolny od podatku, oraz składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód, od którego na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Występuje tutaj jednak zasadnicze ograniczenie – kwota składki na ubezpieczenie zdrowotne, o którą zmniejsza się podatek, nie może przekroczyć 7,75% podstawy wymiaru tej składki. Pozostałe zatem 1,25% (składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 9% podstawy wymiaru) jest kosztem, który nie wpływa na wysokość podatku dochodowego od osób fizycznych.

Teraz odpowiadając na Pani pytania, pracownik, który jest i/ lub był objęty innym tytułem ubezpieczenia w ZUS, winien podpisać stosowne oświadczenie do ZUS-u w którym wskazuje inne źródło pełnego ubezpieczenia, wówczas na Państwu spoczywa obowiązek odprowadzania tylko i wyłącznie składki zdrowotnej. W sytuacji zmiany stanu faktycznego tj. utraty przez pracownika ubezpiecznia w ZUS z jakichkolwiek przyczyn, winien on niezwłocznie zgłosić taki fakt do Państwa celem przygotowania nowej dokumentacji do ZUS i zmiany zasad rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne a zarazem sporządzenia aneksu do umowy zlecenia celem zmiany zapisów dotyczących jego oświadczenia o innym stosunku pracy. Zatem, w sytuacji kiedy nie otrzymali Państwo stosownych informacji od pracownika o zmianie jego statusu jako ubezpieczonego, nie ponoszą Państwo odpowiedzialności za wprowadzenie w błąd z winy pracownika. Jeśli chodzi o kwestię ewentualnych roszczeń, mamy tutaj doczynienia z dwoma rodzajami postępowań: ubezpieczenie społeczne - postępowanie administracyjne zaś sprawa ewentualnych roszczeń wobec pracownika z tytułu poniesienia dodatkowych kosztów w wyniku dokonanych przez pracownika zaniedbań to już postępowanie cywilne - roszczenie dotyczące powstania szkody po Państwa stronie w wyniku nienależytego wykonania postawnowień umowy.

Powstaje jednak pytanie do kogo ZUS zwróci się o uzupełnienie brakujących składek. Państwo posiadając oświadczenie pracownika o innej formie zatrudnienia oraz opłacaniu składek na ubezpieczenie społeczne z tytułu innego stosunku prawnego w naszej ocenie nie mają obowiązku dokonania płatności brakujących składek. Oczywiście mogą Państwo dla celów porządkowych dokonać uzupełnienia składek wskazując powód tej sytuacji w piśmie przewodnim do ZUS. Niezależnie wówczas w trybie postępowania cywilnego mogą Państwo wystąpić z roszczeniem wobec pracownika o narażenie Państwa na szkodę w związku z wykonywaniem umowy zlecenia. Jeśli pracownik zobowiązał się do tego, że dobrowolnie dokona zwrotu dodatkowo poniesionych kosztów, wówczas sprawa jest o wiele łatwiejsza do pozytywnego zakończenia. Należy wówczas przygotować stosowne oświadczenie, w którym pracownik w wyniku popełnionych błędów i zaniedbań zobowiązuje się do pokrycia wysokości szkody, jednak należy pamiętać, że jest to czysto cywilne postępowanie nie mające żadnego wpływu na tryb postępowania administracyjnego dotyczącego ustalenia obowiązku płatnika składek ZUS oraz wysokości składek jakie powinien odprowadzać.

1. skontaktować się z pracownikiem i uświadomić o zaistniałym fakcie oraz wynikającymi z tego tytułu konsekwencjami a mianowicie koniecznością sprostowania jego dokumentacji i składek w ZUS, wprowadzeniu Państwa w błąd przez nie poinformowanie w terminie o utraceniu zdolności do uprzedniego ubezpieczenia społecznego,

2. powstanie szkody po Państwa stronie w wyniku nienależytego wykonywania przedmiotowej umowy polegającej na niepoinformowaniu w terminie o utraceniu zdolności do ubezpieczenia a co za tym idzie narażeniu Państwa firmy na dodatkowe koszty, nieokreślone w umowie w dniu jej zawarcia,

3. konieczności dokonania stosownych korekt w ZUS przez Państwa księgowego (dodatkowa praca) oraz konieczności uzupełnienia błędnie wnoszonych składek i narażeniu Państwa na konsekwencje w trybie postepowania administracyjnego oraz egzekucyjnego w administracji w przedmiocie nieprawidłowo opłacanych składek ZUS,

4. konieczności sprostowania zeznań podatkowych o dodatkowe koszty pracownicze, powstałe w wyniku zatajenia i nie poinformowania przez pracownika o utracie prawa do innego tytułu ubezpieczenia wskazanego w umowie,

5. jak najbardziej wystąpienia wobec pracownika z żądaniem zwrotu dodatkowo poniesionych kosztów polegających na uzupełnieniu brakujących składek (jednak w tej sytuacji pracownik zobowiązał się do pokrycia tych dodatkowych kosztów).

W przedmiocie formalnego załatwienia sparwy sugerujemy wezwać pracownika na rozmowę, poinformować dokładnie o wszystkich okolicznościach jakie wystąpiły, pouczyć o odpowiedzialności za zaistniałą sytuację, oraz wskazać możliwe rozwiązanie omówione powyżej.