Niezależnie od tego, czy pracodawca ustala plan urlopów, czy nie - ostateczne określenie terminu udzielenia urlopu jest uprawnieniem pracodawcy.
Wprawdzie pracodawca powinien uwzględnić sugestie pracowników co do tego terminu, jednak musi wziąć pod uwagę przede wszystkim zapewnienie normalnego toku pracy, co oznacza, że niekiedy wnioski pracowników zostaną nieuwzględnione. Są jednak okoliczności, w których wnioski pracowników mają dla pracodawcy wiążący charakter, pracodawca jest bowiem obowiązany udzielić urlopu wypoczynkowego:
- pracownicy (na jej wniosek) bezpośrednio po urlopie macierzyńskim lub pracownikowi – ojcu wychowującemu dziecko, korzystającemu z urlopu macierzyńskiego, a także pracownikom korzystającym z dodatkowego urlopu macierzyńskiego, pracownikowi–ojcu wychowującemu dziecko korzystającemu z urlopu ojcowskiego oraz pracownikom korzystającym z urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego i dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego (art. 163 § 3 k.p.),
- w trybie art. 1672 k.p., czyli urlopu na żądanie,
- młodocianemu uczęszczającemu do szkoły – na okres ferii szkolnych (art. 205 § 3 k.p.).